Arbeitsmittel | Die Finanzämter des Landes Nordrhein-Westfalen

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Dabei ist zu beachten, dass die Arbeitsmittel ausschließlich oder ganz überwiegend für Ihre beruflichen Zwecke genutzt werden müssen. Sollten Sie die Gegenstände teilweise auch privat nutzen, ist eine Aufteilung in private Kosten und Werbungskosten zu prüfen. Weitere Informationen, wann eine Aufteilung vorzunehmen ist und wonach aufgeteilt werden kann, finden Sie in unserem Beitrag zu gemischt genutzten Aufwendungen.

Arbeitsmittel sind zum Beispiel: 

  • Werkzeuge
  • Fachzeitschriften
  • Fachbücher
  • Computer

Erstellen Sie Ihre Steuererklärung mit ELSTER, so können Sie die Eintragung auf der Anlage N unter Werbungskosten – Aufwendungen für Arbeitsmittel (soweit nicht steuerfrei ersetzt) vornehmen. Dabei ist die Art des Arbeitsmittels anzugeben. Bei Bedarf können Sie zusätzliche Eintragungszeilen per Mausklick hinzufügen. Nutzen Sie für Ihre Steuererklärung Papiervorducke, so sind die Beiträge in der Zeile 42 oder 43 auf der Anlage N einzutragen. Falls Sie zusätzliche Eintragungen vornehmen möchten und der Platz auf den Vordruck nicht ausreicht, können Sie die Arbeitsmittel in einer Summe eintragen. Nachweise über die erklärten Kosten sollten Sie jedoch auf Anfrage des Finanzamts vorlegen können.

Hinweis:

Sollten Sie von Ihrer Arbeitgeberin oder Ihrem Arbeitgeber steuerfreie Zuschüsse für die Anschaffung von Arbeitsmitteln erhalten haben, müssen Sie diese von Ihren Ausgaben abziehen. Haben Sie mehr Geld für Arbeitsmittel ausgegeben als Sie von Ihrer Arbeitgeberin oder Ihrem Arbeitgeber erhalten haben, können Sie den übersteigenden Betrag steuerlich geltend machen. Dieser Betrag ist in Ihrer Steuererklärung einzutragen.

Beispiel:

Sie haben insgesamt Ausgaben in Höhe von 250 Euro für Arbeitsmittel gezahlt. Von Ihrer Arbeitgeberin oder Ihrem Arbeitgeber erhalten Sie einen steuerfreien Zuschuss in Höhe von 50 Euro. 
In Ihrer Steuererklärung können Sie insgesamt daher 200 Euro eintragen. Der steuerfreie Zuschuss ist von Ihren Kosten abzuziehen. 

Wann kann ich die Ausgaben ansetzen und in welcher Höhe?

Viele der angeschafften Arbeitsmittel können erfahrungsgemäß über einen Zeitraum von mehr als einem Jahr verwendet oder genutzt werden. Daher stellt sich die Frage, wann die Ausgaben steuerlich abgesetzt werden dürfen. Im Jahr der Zahlung oder in jedem Jahr der Nutzung einen Anteil der Ausgaben? 

Zur Beantwortung der Frage ist folgendes zu beachten:

Die Arbeitsmittel, deren Kaufpreis oder Herstellungskosten den Wert von 800 Euro (ohne Umsatzsteuer) nicht übersteigen, sind im Jahr des Kaufes vollständig als Werbungskosten abzugsfähig. Demnach müssen Sie lediglich prüfen, wie hoch Ihr Kaufpreis oder die Herstellungskosten für den Gegenstand waren. Liegt der Kaufpreis ohne Umsatzsteuer unter den 800 Euro, können Sie die vollständigen Kosten mit Umsatzsteuer auf der Anlage N in die Zeilen 42 oder 43 eintragen. Bei einer nicht ausschließlichen beruflichen Nutzung der Arbeitsmittel sind die Kosten gegebenenfalls anteilig einzutragen.

Beispiel:

Sie kaufen im Januar 2021 eine Aktentasche die Sie ausschließlich für Ihren Job nutzen. Für die Aktentasche haben Sie insgesamt 850 Euro (inklusive Umsatzsteuer) gezahlt. 
Da Sie die Aktentasche ausschließlich beruflich nutzen, können Sie die Kosten als Werbungskosten auf der Anlage N angeben. Die Aktentasche hat ohne Umsatzsteuer 714,29 Euro (850 Euro / 1,19) gekostet. Der Betrag von 714,29 Euro liegt unter der Grenze von 800 Euro. Somit können Sie den gesamten Kaufpreis in Höhe von 850 Euro in Ihrer Einkommensteuererklärung für 2021 in den Zeilen 42 oder 43 eintragen.

Arbeitsmittel, deren Kaufpreis oder Herstellungskosten den Wert von 800 Euro (ohne Umsatzsteuer) übersteigen, sind nicht bereits im Jahr der Anschaffung in voller Höhe als Werbungskosten absetzbar. Die Kosten sind in diesen Fällen auf mehrere Jahre, die sogenannte Nutzungsdauer, aufzuteilen. Die Aufteilung wird auch Absetzung für Abnutzung (AfA) genannt.

In diesen Fällen wird dieser nicht im Jahr der Anschaffung in voller Höhe abgesetzt, sondern auf die Gesamtdauer der Verwendung oder Nutzung verteilt. Damit Sie wissen, wie lange die übliche Verwendung oder Nutzung Ihres Arbeitsmittels ist, hat das Bundesministerium der Finanzen entsprechende Tabellen veröffentlicht. Diese finden Sie auf der Internetseite des Bundesfinanzministeriums. So beträgt zum Beispiel die Nutzungsdauer eines Schreibtisches und eines Bürostuhls jeweils 13 Jahre. Die sogenannten AfA-Tabellen sind ein Hilfsmittel, um die Nutzungsdauer zu schätzen. Die in ihnen festgehaltenen Werte beruhen auf Erfahrungswerten. Falls Sie Ihr entsprechendes Arbeitsmittel nicht in der Tabelle finden, können Sie die Nutzungsdauer schätzen.

Informationen zur Nutzungsdauer von Computerhardware und Software zur Dateneingabe und Datenverarbeitung finden Sie unter dem Punkt "Kosten für einen Computer".

 

Haben Sie ein Arbeitsmittel im Laufe des Jahres gekauft oder hergestellt, sind die Ausgaben um jeweils ein Zwölftel für jeden vollen Monat zu kürzen, der dem Monat der Anschaffung oder Herstellung vorangeht.

Beispiel:

Sie kaufen am 5. April 2021 eine hochwertige Kamera, die Sie ausschließlich für Ihren Job nutzen. Für die Kamera haben Sie insgesamt 1.190 Euro (inklusive Umsatzsteuer) gezahlt. 
Da Sie die Kamera ausschließlich beruflich nutzen, können Sie die Kosten als Werbungskosten auf der Anlage N angeben. Die Kamera hat ohne Umsatzsteuer 1.000 Euro gekostet. Damit liegt der Kaufpreis über der Grenze von 800 Euro ohne Umsatzsteuer, sodass die Ausgaben auf mehrere Jahre aufzuteilen sind. Die gewöhnliche Nutzungsdauer einer Kamera beträgt 7 Jahre. Im Jahr der Anschaffung müssen Sie für jeden vollen Monat, hier für die Monate Januar bis März 2021, den Jahresbetrag um jeweils ein Zwölftel verringern. Sie können also für 2021 9/12 berücksichtigen. Damit können Sie in Ihren Einkommensteuererklärungen folgende Beträge für die Kamera auf der Anlage N in den Zeilen 42 oder 43 angeben:
1.190 / 7 Jahre = 170 Euro. Grundsätzlich können Sie pro Jahr 170 Euro steuerlich geltend machen. Für das erste Jahr können jedoch nur 9/12 angesetzt werden, da die Anschaffung erst im April erfolgte. 
Damit ergibt sich für die Einkommensteuererklärung 2021: 1.190: 7 Jahre x 9/12 = 127,50 Euro  
In den Einkommensteuererklärungen 2022 bis 2027 können jeweils die vollen Beträge angesetzt werden, also: 1.190: 7 Jahre = 170 Euro
Damit bleibt noch ein Restbetrag, der in der Einkommensteuererklärung 2028 angesetzt werden kann: 1.190 / 7 Jahre x 3/12 = 42,50 Euro  
Insgesamt können Sie so über den Zeitraum von 7 Jahren die Kosten in Höhe 1.190 Euro steuerlich geltend machen. 
Sollten Sie die Kamera in dem Zeitraum bis zum 05.04.2028 verkaufen oder sie nicht mehr zu beruflichen Zwecken nutzen, dürfen Sie die Kosten nur bis zu diesem Zeitpunkt absetzen

Sie haben privat einen Computer angeschafft, nutzen diesen aber beruflich? Dann können Sie die anteiligen Kosten als Arbeitsmittel in Ihrer Steuererklärung angeben.

Entscheidend für die Höhe des Abzugs ist, in welchem Umfang Sie den Computer für private Zwecke und für berufliche Zwecke nutzen. Lässt sich der konkrete Umfang der Nutzungen nicht näher bestimmen, können Sie diesen schätzen.

Was Sie bei der Aufteilung von gemischt genutzten Arbeitsmitteln beachten müssen und welche Grundsätze bestehen, erfahren Sie in dem Beitrag "Gemischt genutzte Aufwendungen".

Nutzungsdauer von Computerhardware und Software zur Dateneingabe und Datenverarbeitung

Haben Sie für berufliche Zwecke Computerhardware oder Zubehörgeräte angeschafft, können Sie die gewöhnliche Nutzungsdauer dieser Arbeitsmittel ab dem 01. Januar 2021 mit einem Jahr annehmen. Dies hat zur Folge, dass Sie den beruflichen Anteil des Arbeitsmittels vollständig im Jahr der Anschaffung in Ihrer Steuererklärung angeben können. Dabei handelt es sich um ein Wahlrecht, sodass Sie auch eine längere Nutzungsdauer wählen können (regelmäßig drei Jahre).
Computerhardware oder Zubehörgeräte können unter anderem folgende Geräte sein:

  • Computer
  • Desktop-Computer
  • Notebook
  • Workstations
  • Dockingstations
  • Externes Netzteil
  • Tastatur
  • Maus
  • Drucker
  • USB-Stick
  • Beamer
  • Headset
  • Computer-Bildschirm

Erstellen Sie Ihre Steuererklärung mit ELSTER, so können Sie die Eintragung auf der Anlage N unter Werbungskosten – Aufwendungen für Arbeitsmittel vornehmen. Bei Bedarf können Sie zusätzliche Eintragungszeilen per Mausklick hinzufügen. Nutzen Sie für Ihre Steuererklärung Papiervorducke, so sind die Beiträge in der Zeile 42 oder 43 auf der Anlage N einzutragen. Nachweise über die erklärten Kosten sollten Sie auf Anfrage des Finanzamts vorlegen können.

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