Lohnsteuer für Arbeitgebende | Die Finanzämter des Landes Nordrhein-Westfalen

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Lohnsteuer ist die Steuer, die Sie als Arbeitgeberin bzw. Arbeitgeber für Ihre Mitarbeitenden einbehalten und an das Finanzamt abführen. Bemessungsgrundlage für die Besteuerung ist der Arbeitslohn. Arbeitslohn sind alle Einnahmen und Vorteile, die Ihren Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen aus dem Beschäftigungsverhältnis zufließen.

Wählen Sie im Folgenden das Thema, zu dem Sie sich informieren möchten.

Das ist Arbeitslohn

Das ist Arbeitslohn

Vereinfacht ausgedrückt ist Arbeitslohn alles, was Ihre Mitarbeitenden im Rahmen des Arbeitsverhältnisses erhalten. Zum Arbeitslohn gehören unter anderem:

  • Löhne,
  • Gehälter,
  • Provisionen,
  • Leistungen für die Zukunftssicherung Ihres Arbeitnehmers,
  • Jubiläumszuwendungen,
  • Entlohnung für Überstunden,
  • Abfindung wegen Auflösung des Arbeitsverhältnisses
  • Sachbezüge  (zum Beispiel Gestellung eines Firmenwagens zur privaten Nutzung)
Besteuerungsformen

Besteuerungsformen

Sie haben die Möglichkeit die Lohnsteuer

  1. nach den individuellen Merkmalen Ihrer Mitarbeitenden zu berechnen. 
    Hierzu ist es notwendig, dass Sie die ELStAM (Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmale) online bei der Finanzverwaltung abrufen.
     
  2. pauschal für kurzfristig Beschäftigte zu berechnen.
     
  3. pauschal für Beschäftigte in 450 Euro-Jobs zu berechnen.

Alle drei Möglichkeiten stellen wir Ihnen nachfolgend kurz vor.

 

Die Höhe der Lohnsteuer, des Solidaritätszuschlags und gegebenenfalls der Kirchensteuer richtet sich nach den Lohnsteuerabzugsmerkmalen Ihrer Arbeitnehmenden. Diese werden von der Finanzverwaltung im ELStAM-Verfahren (Verfahren der Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmale) in der Regel elektronisch zum Abruf bereitgestellt.

 

So ermitteln Sie die Lohnsteuer

Die meisten Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber nutzen ein Lohnsteuer-Berechnungsprogramm, mit dem sich nicht nur die Lohnsteuer, sondern auch die Sozialversicherungsabgaben berechnen lassen. Diese Programme sind im freien Handel erhältlich.
Einen online Lohnsteuerrechner finden Sie auf der Seite des Bundesministeriums für Finanzen.
 

Beschäftigen Sie Aushilfskräfte im Rahmen einer kurzfristigen Beschäftigung, können Sie die Lohnsteuer unter bestimmten Voraussetzungen anstatt nach den individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen mit einem Pauschsteuersatz von 25 Prozent besteuern.

 

Eine kurzfristige Beschäftigung liegt vor, wenn

  • die Beschäftigung im Kalenderjahr nicht länger als drei Monate andauert oder
  • die Beschäftigung im Kalenderjahr nicht länger als insgesamt 79 Arbeitstage dauert.

Hinweis:

Aufgrund der Corona-Pandemie wurden die Zeitgrenzen übergangsweise neu geregelt. Für die Zeit vom 01. März 2021 bis zum 31. Oktober 2021 gilt eine Zeitgrenze von vier Monaten oder 102 Arbeitstagen

 

Voraussetzungen für den Pauschsteuersatz von 25 Prozent

  • Ihre Arbeitnehmenden sind nur gelegentlich – nicht regelmäßig – bei Ihnen beschäftigt und
  • die Beschäftigung dauert nicht länger als 18 zusammenhängende Arbeitstage und
  • der maximale Verdienst liegt durchschnittlich bei 120 Euro pro Arbeitstag.
    Oder:
    der kurzfristige Minijob wird zu einem Zeitpunkt, den Sie nicht vorhersehen können, sofort erforderlich und
  • der durchschnittliche Stundenlohn beträgt nicht mehr als 15 Euro (für 2021).

Erfüllen Sie diese Voraussetzungen, können Sie den pauschalen Steuersatz anwenden. Andernfalls ist die Lohnsteuer anhand der individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmale zu berechnen.

 

Beispiele für unvorhersehbare Ereignisse

  • durch einen Betriebsunfall müssen ausgefallene Arbeitskräfte sofort ersetzt werden
  • mit Spezialaufgaben betraute Arbeitnehmende erkranken plötzlich und sind dringend zu ersetzen
  • unentschuldigt ferngebliebene Arbeitnehmende müssen aus besonderen Gründen sofort ersetzt werden
  • witterungsabhängige Arbeiten müssen unaufschiebbar vorgezogen oder nachgeholt werden
  • Änderungsanordnungen Ihrer Auftraggeberin bzw. Ihres Auftraggebers erfordern sofort zusätzliches Personal

Beschäftigen Sie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf der Grundlage eines 450 Euro-Jobs, fallen folgende Abgaben an:

  • Pauschalbeitrag von 15 Prozent des Arbeitslohns zur Rentenversicherung
  • Pauschalbeitrag zur Krankenversicherung von 13 Prozent (sofern Ihre Mitarbeiterin/Ihr Mitarbeiter nicht privat krankenversichert ist),
  • Pauschale Lohnsteuer von 2 Prozent (kann die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber vom Arbeitslohn einbehalten, wenn die Besteuerung nicht nach den individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen vorgenommen wird),
  • Daneben sind ggf. auch noch verschiedene Umlagen abzuführen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie bei der Minijob-Zentrale.

 

Beiträge zahlen Sie an die Minijobzentrale
Alle Abgaben für Ihre Mitarbeitenden, die Sie im Rahmen eines 450 Euro-Mini-Jobs beschäftigen, zahlen Sie grundsätzlich an die Minijob-Zentrale. Voraussetzung ist, dass bei Ihren Beschäftigten ein Pauschalbeitrag zur Rentenversicherung gezahlt wird.
 

Anmeldung, Berechnungshilfen
Diese Seite soll Ihnen einen ersten Überblick über die Möglichkeiten eines 450 Euro-Beschäftigungsverhältnisses geben. Um geringfügig entlohnte Beschäftigungen bzw. Beschäftigungen in so genannten Mini-Jobs kümmert sich die Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See. Sie ist die zentrale Servicestelle für alle geringfügigen Beschäftigungen in Deutschland.
Nähere Informationen zu den Voraussetzungen, zum Meldeverfahren, zu Beitragszahlungen usw. finden Sie hier:

 

Solidaritätszuschlag

Solidaritätszuschlag

Als Arbeitgeberin bzw. Arbeitgeber behalten Sie bereits im Lohnsteuerabzugsverfahren den Solidaritätszuschlag zur Lohnsteuer ein. Dieser beträgt 5,5 Prozent der Lohnsteuer. Auch in den Fällen, in denen Sie die Lohnsteuer pauschalieren, beträgt der Solidaritätszuschlag stets 5,5 Prozent der pauschalen Lohnsteuer. Lediglich im Pauschalsteuersatz von 2 Prozent ist der Solidaritätszuschlag bereits enthalten.

Kirchensteuer

Kirchensteuer

Die Kirchensteuer beträgt grundsätzlich 9 Prozent der Lohnsteuer. Erhalten Sie über die Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) davon Kenntnis, dass Ihre Mitarbeiterin bzw. Ihr Mitarbeiter keiner Konfession angehört, für die die Finanzverwaltung die Vereinnahmung der Kirchensteuer übernommen hat, behalten Sie keine Kirchensteuer ein. Dies erledigt Ihr Lohnsteuerberechnungsprogramm aber in aller Regel automatisch.

In den Fällen der Lohnsteuerpauschalierung gelten Besonderheiten. Zu beachten ist, dass mit der pauschalen Lohnsteuer von 2 Prozent die Kirchensteuer abgegolten ist. Dieser Pauschsteuersatz ist auch dann anzuwenden, wenn die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer keiner oder keiner erhebungsberechtigten Kirche angehört.
 

Erklärungs- und Zahlungsfristen

Erklärungs- und Zahlungsfristen

Die Lohnsteuer ist von Ihnen grundsätzlich nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz auf elektronischem Weg authentifiziert beim Finanzamt anzumelden. Der nachfolgenden Tabelle können Sie die Termine entnehmen, zu denen Sie Ihre Meldungen an die Finanzverwaltung übermitteln müssen.

Übersicht Abgabe und Fälligkeitszeitpunkt

Höhe der Lohnsteuer Anmeldung und Fälligkeit
Vorjahressteuer
über 5.000 Euro
monatlich 
bis zum 10. des Folgemonats

Vorjahressteuer
über 1.080 Euro, 
aber
nicht mehr als 5.000 Euro

vierteljährlich 
bis zum 10. April, 10. Juli, 10. Oktober des laufenden Jahres und 10. Januar des Folgejahres

Vorjahressteuer
nicht mehr als 1.080 Euro

jährlich 
bis zum 10. Januar des Folgejahres

 

Bitte beachten Sie, dass die angemeldete Lohnsteuer ohne weitere Zahlungsaufforderung zum genannten Fälligkeitszeitpunkt zu entrichten ist.

Elektronische Übermittlung von Lohnsteuerbescheinigungsdaten

Elektronische Übermittlung von Lohnsteuerbescheinigungsdaten

Am Ende des Kalenderjahres oder bei Beendigung eines Dienstverhältnisses sind Sie als Arbeitgeberin bzw. Arbeitgeber verpflichtet, das Lohnkonto Ihrer Arbeitnehmerin bzw. Ihres Arbeitnehmers abzuschließen. Aufgrund der Eintragungen im Lohnkonto übermitteln Sie der Finanzverwaltung spätestens bis zum 28. Februar des Folgejahres nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung.
Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung für das abgelaufene Kalenderjahr 2021 musste der Finanzverwaltung also bis spätestens 28. Februar 2022 übermittelt werden.

 

Rufen Sie das Übermittlungsprotokoll ab
Damit gewährleistet ist, dass die Daten der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung der Finanzverwaltung vollständig zur Verfügung stehen, sind Sie verpflichtet nach der elektronischen Übermittlung das Verarbeitungsprotokoll abzurufen.
 

Diese Angaben gehören in die elektronische Lohnsteuerbescheinigung 
Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung muss folgende Angaben der angestellten Person enthalten:

  • Name, Vorname, Geburtsdatum und aktuelle Anschrift 
  • die Identifikationsnummer 
  • die individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmale 
    (Steuerklasse ggf. mit Faktor, Zahl der Kinderfreibeträge, Kirchensteuermerkmale, steuerfreier Jahresbetrag, Jahreshinzurechnungs-betrag) und den jeweiligen Gültigkeitsbeginn

Zusätzlich sind folgende Angaben von Ihnen erforderlich:

  • Ihre Anschrift
  • Ihre Steuernummer

 

Ihre Mitarbeitenden erhalten einen Ausdruck
Neben der Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung an die Finanzverwaltung händigen Sie Ihren Arbeitnehmenden einen nach amtlich vorgeschriebenem Muster gefertigten Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung aus. Alternativ können sie den Vordruck auch elektronisch bereitstellen.
Ihre Beschäftigten auf 450 Euro-Basis erhalten keine Lohnsteuerbescheinigung.
 

Hinweis
Aus Sicherheitsgründen können Sie diese Daten nur noch authentifiziert an die Finanzverwaltung übermitteln. Weitere Informationen erhalten Sie unter: www.elsteronline.de

  • § 39 EStG
  • § 40a EStG
     

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