Zulässigkeit

Bevor Ihr Finanzamt eine Außenprüfung durchführt, muss es prüfen, ob und inwieweit eine Außenprüfung bei Ihnen zulässig – also erlaubt – ist. Eine Außenprüfung ist zum Beispiel zulässig, wenn

• Sie einen Gewerbebetrieb haben.
• Sie freiberuflich tätig sind.
• Sie besonders hohe Einkünfte erzielen.
• Sie Ihre steuerliche Mitwirkungspflichten nicht erfüllt haben.
• es sinnvoll ist, dass sich Ihr Finanzamt den Sachverhalt vor Ort anschaut. 
• Sie andere Personen beschäftigen, für die Lohnsteuer abgeführt wird.

Prüfungsanordnung

Eine Außenprüfung muss rechtzeitig vor der Prüfung durch eine schriftliche oder elektronische Prüfungsanordnung angekündigt werden. In der Prüfungsanordnung finden Sie folgende Informationen:

• Zeiträume, die geprüft werden sollen
• Steuerarten oder bestimmten Sachverhalte, die geprüft werden sollen
• Hinweise auf Ihre Rechte und Pflichten in Zusammenhang mit der Prüfung
• eine Rechtsbehelfsbelehrung

Zusammen mit der Prüfungsanordnung oder in einem gesonderten Schreiben wird Ihnen auch der Beginn der Prüfung und der Name der Betriebsprüferin oder des Betriebsprüfers genannt.

Hinweis:

Auf einer Ankündigung der Außenprüfung durch eine Prüfungsanordnung kann in Ausnahmefällen verzichtet werden. Dies ist der Fall, wenn durch eine Ankündigung der Prüfungszweck gefährdet ist.

Ablauf einer Außenprüfung

Örtlich erfolgt die Prüfung entweder bei Ihnen im Betrieb, bei Ihrer Steuerberatung oder auch in Ihrem Finanzamt. Während einer Prüfung müssten Sie und bzw. oder Ihre Steuerberatung zum Beispiel

• Auskünfte erteilen
• Unterlagen und Daten bereitstellen (zum Beispiel Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge, Kalkulationen, Geschäftsberichte und Kassendaten)
• Betriebsbesichtigungen ermöglichen

Werden im Rahmen der Prüfung Feststellungen getroffen, die zu einer erheblichen Änderung der bisher festgesetzten Steuer führen, wird die Prüferin oder der Prüfer Sie regelmäßig schon während der Prüfung hierüber informieren.

Im Rahmen der Prüfung werden Sie regelmäßig über den aktuellen Stand der Prüferin bzw. des Prüfers informiert. Bei Fragen und Klarheiten Ihrerseits können auch Sie jederzeit das Gespräch suchen.

Schlussbesprechung

Nach Abschluss der Außenprüfung findet eine sogenannte Schlussbesprechung statt. Hier werden die Feststellungen der Prüferin oder des Prüfers, die rechtliche Beurteilung und die steuerliche Auswirkung abschließend erörtert und letzte offene Fragen geklärt.

Sie können auf die Durchführung der Schlussbesprechung verzichten. Dies bietet sich beispielsweise an, wenn Sie die Feststellungen im Wesentlichen bereits kennen und Sie keine offenen Fragen mehr haben.

Prüfungsbericht

Die Prüferin oder der Prüfer fertigt nach Abschluss der Prüfung einen schriftlichen Bericht an, den sogenannten Prüfungsbericht. Hier werden die wesentlichen Eckpunkte zu der Prüfung und insbesondere die getroffenen Feststellungen sowie deren rechtliche Beurteilung und steuerliche Auswirkung festgehalten.

Hat die Außenprüfung zu keiner Änderung geführt, so erhalten Sie hierüber eine entsprechende schriftliche Mitteilung.

Bei dem Prüfungsbericht handelt es sich nicht um einen Verwaltungsakt. Durch den Bericht an sich wird noch keine Nachzahlung oder Erstattung festgesetzt. Daher können Sie gegen den Prüfungsbericht auch keinen Einspruch einlegen.

Auswertung der Prüfungsfeststellungen

Der Prüfungsbericht wird nicht nur Ihnen, sondern auch dem zuständigen Veranlagungsbezirk in Ihrem Finanzamt zugeleitet. Dieser wertet den Bericht aus und setzt die getroffenen Feststellungen in den betroffenen Steuerbescheiden um.

Wurde im Prüfungsbericht zum Beispiel vermerkt, dass Sie für das Jahr 2019 zu wenig Umsatzsteuer gezahlt haben, erhalten Sie einen geänderten Umsatzsteuerbescheid 2019, in dem die bisher fehlende Umsatzsteuer enthalten ist. Sie müssten dann „nachzahlen“.

Wenn Sie mit den Feststellungen aus der Außenprüfung nicht einverstanden sind, dann können Sie gegen die aufgrund der Außenprüfung geänderten Bescheide Einspruch einlegen.