Ordnungsgemäße Rechnungen
Sie sind Unternehmerin oder Unternehmer und führen Leistungen aus? Dann müssen Sie Rechnungen ausstellen.
Wie eine ordnungsgemäße Rechnung aussieht, erfahren Sie hier.
IHRE FINANZÄMTER des Landes Nordrhein-Westfalen Ihre Finanzämter des Landes Nordrhein-Westfalen0/ |
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Sie sind Unternehmerin oder Unternehmer und führen Leistungen aus? Dann müssen Sie Rechnungen ausstellen.
Wie eine ordnungsgemäße Rechnung aussieht, erfahren Sie hier.
Rechnung ist jede Urkunde, mit der eine Unternehmerin/ ein Unternehmer über eine Leistung gegenüber dem Leistungsempfänger abrechnet. Es ist unwichtig, wie diese Urkunde im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Demnach kann z. B. auch ein Vertrag als Rechnung angesehen werden.
Bei Rechnungsbeträgen von mehr als 250 Euro (inkl. Umsatzsteuer) gelten strenge Anforderungen an Ihre Rechnungen. Diese können Sie der nachfolgenden Checkliste entnehmen.
Zum Download finden Sie diese Checkliste auch unten beim Stichwort Downloads.
Checkliste Rechnungspflichtangaben, ab 250,- Euro brutto
Nr. Rechnungsangaben Beispiel 1. Vollständiger Name
einschließlich Rechtsform und
vollständige Anschrift des Unternehmers,
der die Leistung ausführt.Elektro Muster GmbH & Co. oHG
Am Pulverhäuschen 2
59557 Lippstadt2. vollständiger Name und
vollständige Anschrift des LeistungsempfängersMarkus Mustermann
… Str. 13
59555 Lippstadt3. Wahlweise die Umsatzsteuer- Identifikationsnummer
oder
Steuernummer, die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt zugeteilt worden istDE125689084
oder
5330/5710/0337
4. Ausstellungsdatum der Rechnung 24.09.2022 5. eine fortlaufende Rechnungsnummer, die einmalig vergeben wird 34061295 6. Menge und Art der gelieferten Ware mit handelsüblicher Bezeichnung oder Art und Umfang der sonstigen Leistung Kundendienstmonteur Stöppel Montage von 9 HAGE Rauchwarnmeldern 7. Den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung, sofern er vom Rechnungsdatum abweicht, Hinweis „Rechnungsdatum = Lieferdatum“ ist ausreichend. Arbeitsauftrag vom 25.8.2022 8. Aufschlüsselung des Entgelts (Nettobetrags)
nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen438,07 Euro 9. anzuwendender Steuersatz 19 % 10. Den Betrag der Umsatzsteuer, der auf das Entgelt entfällt,
oder ein Hinweis, dass eine Steuerbefreiung gilt. Die Angabe des Bruttobetrags (Gesamtbetrag) ist keine Rechnungspflichtangabe, aber allgemein üblich.83,23 Euro 11. Hinweis zum Skontoabzug, sofern er gewährt wird. Handwerkerrechnung,
zahlbar ohne Abzug nach Rechnungserhalt12. Hinweis zur Aufbewahrungspflicht, wenn Sie Arbeiten an einem Grundstück von Privatkunden erbringen (u. a. alle Bauleistungen) Nach §14b UStG sind Sie verpflichtet, unsere Rechnung oder Ihren Zahlungsbeleg (z. B. Kontoauszug, Bareinzahlungsbeleg) zwei Jahre lang aufzubewahren. Diese Angabe ist für den Vorsteuerabzug Ihres Leistungsempfängers entbehrlich und dient nur der Vollständigkeit der Rechnungspflichtangaben.
Wenn Sie Kleinunternehmerin oder Kleinunternehmer sind, gelten spezielle Anforderungen an die Rechnung. In diesem Video der Finanzverwaltung Nordrhein-Westfalen finden Sie alle wichtigen Informationen zu Rechnungen von Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmern.
Bei Rechnungsbeträgen von bis zu 250 Euro (inkl. Umsatzsteuer) gelten weniger strenge Anforderungen an die Rechnungen, die Sie der nachfolgenden Checkliste entnehmen können. Praktische Bedeutungen haben diese Rechnungen gerade für den Einzelhandel.
Checkliste Rechnungspflichtangaben, bis 250 Euro inkl. Umsatzsteuer
Nr. Rechnungsangaben Beispiele 1. vollständiger Name einschließlich Rechtsform und vollständige Anschrift des Unternehmers, der die Leistung ausführt Handyshop Schmidt
Lange Str. 7
59555 Lippstadt2. das Ausstellungsdatum der Rechnung 16.10.2022 3. Menge und Art der gelieferten Ware mit handelsüblicher Bezeichnung oder Art und Umfang der sonstigen Leistung Handytasche iPhone 6s, schwarz, Neopren 4. Angabe des Brutto-Betrags in der Rechnung. 29,90 Euro 5. anzuwendender Steuersatz 19 Prozent 6. oder statt Steuersatz: Hinweis auf Steuerbefreiung Die erbrachte Leistung ist steuerfrei gem.
§ 4 Nr. … UStG.
In den folgenden Fällen sind Sie als Unternehmerin bzw. Unternehmer verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung zu erteilen:
Führen Sie als Unternehmerin bzw. Unternehmer eine andere als in Nr. 1 genannte Leistung an eine Endverbraucherin bzw. einen Endverbraucher aus, sind Sie berechtigt, eine Rechnung auszustellen. Eine Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung gegenüber einem Unternehmen besteht nicht, wenn der Umsatz nach § 4 Nr. 8 bis 28 steuerfrei ist. Weitere Einzelfälle sind im § 14 a UStG geregelt. Von der Rechnungserteilungspflicht ausgenommen sind die umsatzsteuerpflichtigen Vermietungsumsätze an Endverbraucher (natürliche Personen), z. B. Hotelumsätze, Parkraumüberlassung und Campingplatzüberlassung.
Eingangs- und Ausgangsrechnungen müssen Sie zehn Jahre lang - grundsätzlich im Inland - aufbewahren.
Der vorsätzliche oder leichtfertige Verstoß gegen die Verpflichtung zur Erteilung einer Rechnung oder zur rechtzeitigen Erteilung einer Rechnung ist eine Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldbuße bis zu 5.000 Euro geahndet werden kann. Die Erteilung einer Rechnung, die nicht alle Pflichtangaben enthält, gilt nicht als Ordnungswidrigkeit.
Der Anspruch auf eine Rechnung mit gesondert ausgewiesener Steuer ist ein zivilrechtlicher Anspruch, der vor den ordentlichen Gerichten geltend gemacht werden kann.
Unternehmerinnen und Unternehmer, die Waren aus anderen EU-Ländern erhalten, tätigen innergemeinschaftliche Erwerbe. Bei der Einfuhr der Waren entsteht Einfuhrumsatzsteuer. Diese weisen Sie durch einen zollamtlichen Beleg nach. Das Vorliegen einer Rechnung mit gesondertem Steuerausweis ist für den Vorsteuerabzug der Umsatzsteuer auf den innergemeinschaftlichen Erwerb nicht erforderlich. Ihren Vorsteuerabzug können Sie in derselben Umsatzsteuer-Voranmeldung geltend machen, in der Sie den innergemeinschaftlichen Erwerb besteuern.
Mehr zum Thema innergemeinschaftlicher Erwerb finden Sie unter dem Punkt „Innergemeinschaftliche Umsätze“.
Zum 1. Januar 2025 wird das Format einer elektronischen Rechnung (E-Rechnung) neu definiert. Danach liegt eine E-Rechnung nur dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird sowie eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Für Unternehmerinnen und Unternehmer bietet es Chancen zur Digitalisierung, Optimierung und Automatisierung der Finanzbuchhaltung.
Weitere Informationen hierzu können Sie dem Entwurf des BMF-Schreibens vom Bundesministerium der Finanzen sowie dem Beitrag „Unterschied zwischen Papier-, PDF- und E-Rechnung“ vom Bundesministerium des Innern und für Heimat entnehmen.