Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten | Die Finanzämter des Landes Nordrhein-Westfalen

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Typischerweise liegt eine Auswärtstätigkeit vor, wenn Sie zum Beispiel

  • bei einem Kunden Ihrer Arbeitgeberin oder Ihres Arbeitgebers tätig sind (zum Beispiel Kundendienstmonteur),
  • in verschiedenen Einrichtungen oder Filialen Ihrer Arbeitgeberin oder Ihres Arbeitgebers tätig sind und es sich dabei nicht um Ihre erste Tätigkeitsstätte handelt,
  • eine Fachtagung oder einen Fachkongress besuchen oder
  • auf einer Fortbildung oder Weiterbildung sind.

Die erste Tätigkeitsstätte stellt dabei in der Regel die ortsfeste betriebliche Einrichtung Ihrer Arbeitgeberin oder Ihres Arbeitgebers dar, welcher Sie dauerhaft zugeordnet sind. Dabei können Sie je Dienstverhältnis nur eine erste Tätigkeitsstätte haben. Weitere Informationen zur Prüfung Ihrer ersten Tätigkeitsstätte finden Sie in dem Beitrag "Entfernungspauschale". 

Entscheidend ist, dass Sie außerhalb Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig sind. Insbesondere muss Ihre Auswärtstätigkeit, zum Beispiel eine Geschäftsreise, ausschließlich oder nahezu ausschließlich Ihrem Beruf dienen. Fahren Sie zum Beispiel auf eine Geschäftsreise, so darf die Verfolgung privater Reiseinteressen nicht der Schwerpunkt Ihrer Reise sein. Überwiegt jedoch die berufliche Veranlassung bei Ihrer Reise vollständig die privaten Interessen, so können Sie die gesamten Kosten angeben. Sind Ihre privaten Interessen jedoch nicht von untergeordneter Bedeutung, so können Sie die Reisekosten nicht vollständig abziehen. In diesen Fällen sind die angefallenen Kosten in einen beruflichen Teil und einen privaten Teil aufzuteilen. Falls keine objektive Aufteilung der Kosten möglich ist, können Sie nur die Kosten als Werbungskosten angeben, die unmittelbar mit der beruflichen Geschäftsreise zusammengehören.

Beispiel:

Sie nehmen während seiner 14-tägigen Urlaubsreise an einem eintägigen Fachseminar teil.
Die Kosten für die Urlaubsreise sind nicht abziehbar, da die privaten Reiseinteressen überwiegen. Die Ausgaben, die unmittelbar mit dem Fachseminar zusammenhängen (Seminargebühren, Fahrtkosten vom Urlaubsort zum Tagungsort), sind als Werbungskosten abziehbar.

Folgende Ausgaben können Sie im Rahmen einer Auswärtstätigkeit als Werbungskosten angeben:

  • Fahrtkosten
  • Übernachtungskosten
  • Reisenebenkosten
  • Verpflegungsmehraufwendungen

Fahrtkosten während einer Auswärtstätigkeit können Sie entweder durch die

  • tatsächlichen nachgewiesenen Kosten oder
  • pauschalen Kilometersätze 

als Werbungskosten ansetzen. 

Die tatsächlichen Kosten bei Nutzung des eigenen Kraftfahrzeugs sind durch Einzelnachweis zu berechnen. Das heißt, sämtliche Kosten für das Kraftfahrzeug sind zu ermitteln und auf die beruflichen Fahrten aufzuteilen. Belege sind auf Anforderung des Finanzamtes vorzulegen.

Die pauschalen Kilometersätze betragen für jeden gefahrenen Kilometer: 

  • bei Nutzung eines PKW: 0,30 Euro 
  • bei anderen motorbetriebenen Fahrzeugen (z.B. Motorrad): 0,20 Euro

Eine Prüfung der tatsächlichen Kosten ist bei der Nutzung von pauschalen Kilometersätzen nicht erforderlich. Neben den pauschalen Kilometersätzen können Sie unter anderem anfallende Parkgebühren oder Unfallkosten angeben. 

Hinweis: 

Fahren Sie mit einem von Ihrer Arbeitgeberin oder Ihrem Arbeitgeber gestellten Beförderungsmittel (zum Beispiel Firmenwagen, unentgeltliche Sammelbeförderung) können Sie keine Werbungskosten ansetzen. 

Bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel können Sie zum Beispiel die Kosten für

  • Fahrkarten einschließlich Zuschläge,
  • Flugtickets,
  • Taxiquittungen oder
  • Fährkosten

ausschließlich in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten ansetzen. Ein Ansatz der pauschalen Kilometersätze ist nicht möglich. 

Sollten Sie von Ihrer Arbeitgeberin oder Ihrem Arbeitgeber Fahrtkosten steuerfrei ersetzt bekommen, mindern diese Ihre Werbungskosten. 

 

Wo können Sie die Fahrtkosten eintragen?

Erstellen Sie Ihre Steuererklärung mit ELSTER, so können Sie die Eintragung auf der Anlage N unter Werbungskosten – Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten vornehmen. Nutzen Sie für Ihre Steuererklärung Papiervorducke, so sind die Angaben in den Zeilen 61 bis 62 auf der Anlage N einzutragen.

Von Ihrer Arbeitgeberin oder Ihrem Arbeitgeber steuerfrei ersetzte Fahrtkosten tragen Sie in die Zeile 66 auf der Anlage N ein.

Übernachten Sie aus beruflichen Gründen im Inland oder im Ausland können Sie die Unterkunftskosten und Übernachtungskosten in nachgewiesener Höhe als Werbungskosten ansetzen. Der unbegrenzte Abzug der Kosten ist längstens an ein und derselben Tätigkeitsstätte im Inland für 48 Monate möglich. Danach können Sie höchsten 1.000 Euro im Monat als Werbungskosten angeben.

Unter den Übernachtungskosten fallen zum Beispiel:

  • Kosten für die Nutzung von Hotelzimmern
  • Mietaufwendungen für die Nutzung eines Zimmers oder Wohnung
  • Kultur- oder Tourismusförderabgabe
  • Kurtaxe/ Fremdverkehrsabgabe
  • bei Auslandsübernachtungen die besondere Kreditkartengebühr bei Zahlungen in Fremdwährungen

Ist Ihre Übernachtung beruflich veranlasst kommt es nicht darauf an, ob die Kosten für die Unterkunft in der Höhe angemessen sind (zum Beispiel bestimmte Hotelkategorie oder Größe der Unterkunft).

Sollten Sie von Ihrer Arbeitgeberin oder Ihrem Arbeitgeber Unterkunftskosten steuerfrei ersetzt bekommen, mindern diese Ihre Werbungskosten.

 

Wo können Sie die Übernachtungskosten eintragen?

Erstellen Sie Ihre Steuererklärung mit ELSTER, so können Sie die Eintragung auf der Anlage N unter Werbungskosten – Pauschbeträge bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten vornehmen. Nutzen Sie für Ihre Steuererklärung Papiervorducke, so sind die Beiträge in der Zeile 63 auf der Anlage N einzutragen.
Von Ihrer Arbeitgeberin bzw. Ihrem Arbeitgeber steuerfrei ersetzte Unterkunftskosten tragen Sie in die Zeile 66 auf der Anlage N ein.

Hinweis: Übernachtung in einem Fahrzeug

Übernachten Sie innerhalb einer mehrtätigen beruflichen Tätigkeit in einem Kraftfahrzeug, zum Beispiel als Berufskraftfahrerin oder Berufskraftfahrer, können Sie anstelle der tatsächlich entstandenen Kosten einen Pauschbetrag in Höhe von 8 Euro pro Kalendertag angeben. Voraussetzung ist, dass Sie für diesen Tag eine Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen von 14 Euro für An- und Abreisetage beziehungsweise von 28 Euro für Abwesenheitstage über 24 Stunden ansetzen können. Keine Pauschale für die Übernachtung in einem Fahrzeug können Sie für die Kalendertage angeben, an denen Sie eine Verpflegungspauschale bei einer eintägigen Auswärtstätigkeit ohne Übernachtung mit Abwesenheit von mehr als 8 Stunden beanspruchen können.
 
Sollten Ihre tatsächlichen Kosten für die Übernachtung in einem Kraftfahrzeug höher sein, so können Sie zwischen Ihren tatsächlichen Kosten und der Pauschale wählen. Das Wahlrecht können Sie im Kalenderjahr nur einheitlich ausüben.

Erstellen Sie Ihre Steuererklärung mit ELSTER, so können Sie die Eintragung auf der Anlage N unter Werbungskosten – Pauschbeträge bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten vornehmen. Für die Eintragung reicht es aus, wenn Sie jeweils die Anzahl der Tage bei Übernachtung im Kraftfahrzeug angeben. Die als Werbungskosten abzugsfähige Pauschale wird im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung automatisch durch das Finanzamt berechnet. Nutzen Sie für Ihre Steuererklärung Papiervorducke, so ist die Anzahl der Tage in der Zeile 65 auf der Anlage N einzutragen.

Reisenebenkosten können Sie in tatsächlich entstandener Höhe als Werbungskosten angeben. Zu den Reisenebenkosten gehören unter anderem:

  • Aufwendungen für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck
  • Aufwendungen für Telefon und Porto
  • Aufwendungen für eine Garage und einen Parkplatz

Sollten Sie von Ihrer Arbeitgeberin oder Ihrem Arbeitgeber Reisenebenkosten steuerfrei ersetzt bekommen, mindern diese Ihre Werbungskosten. 

 

Wo können Sie die Reisenebenkosten eintragen?

Erstellen Sie Ihre Steuererklärung mit ELSTER, so können Sie die Eintragung auf der Anlage N unter Werbungskosten – Pauschbeträge bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten vornehmen. Nutzen Sie für Ihre Steuererklärung Papiervorducke, so sind die Beiträge in der Zeile 64 auf der Anlage N einzutragen.
Von Ihrer Arbeitgeberin oder Ihrem Arbeitgeber steuerfrei ersetzte Reisenebenkosten tragen Sie in die Zeile 66 auf der Anlage N ein.

Kosten für die Verpflegung während einer Auswärtstätigkeit, das heißt außerhalb Ihrer Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte, können Sie als Verpflegungsmehraufwendungen bei den Werbungskosten ansetzen. Dafür stehen Ihnen für jeden Kalendertag bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit Pauschalen zu. Für dieselbe Auswärtstätigkeit können Sie die Verpflegungspauschalen in der Regel höchstens für die Dauer von drei Monaten angeben. Sie gilt nicht, wenn Sie typischerweise auf einem Fahrzeug tätig werden (zum Beispiel Berufskraftfahrer).

Für eine Auswärtstätigkeit im Inland betragen diese Pauschalen täglich:

Abwesenheitszeiten ab 2020
Abwesenheit von mehr als 8 Stunden
 (bei einer Auswärtstätigkeit ohne Übernachtung)
14 Euro
An- und Abreisetage
(bei einer Auswärtstätigkeit mit Übernachtung
14 Euro
Abwesenheit von 24 Stunden
(voller Kalendertag)
28 Euro

Für die Höhe der Verpflegungspauschale ist die Dauer Ihrer Auswärtstätigkeit je Kalendertag entscheidend. Die Abwesenheit beginnt, wenn Sie Ihre Wohnung oder Ihre erste Tätigkeitsstätte verlassen und endet, wenn Sie nach Beendigung der Auswärtstätigkeit zu Ihrer Wohnung oder Ihrer ersten Tätigkeitsstätte zurückkehren. Wenn Sie Ihre berufliche Auswärtstätigkeit über Nacht an zwei Kalendertagen ohne Übernachtung ausüben, können Sie die Abwesenheitszeiten über die Mitternachtsgrenze hinaus zusammenrechnen. 

Für Auswärtstätigkeiten im Ausland gibt es nach Staaten unterschiedliche Verpflegungspauschbeträge. Die Pauschbeträge für Auswärtstätigkeiten im Ausland finden Sie für die wichtigsten Reiseländer in der Tabelle des Bundesfinanzministeriums

Sollten Sie von Ihrer Arbeitgeberin oder Ihrem Arbeitgeber Verpflegungsmehraufwendungen steuerfrei ersetzt bekommen, mindern diese Ihre Werbungskosten. 

 

Wo können Sie die Verpflegungspauschalen eintragen?

Erstellen Sie Ihre Steuererklärung mit ELSTER, so können Sie die Eintragung auf der Anlage N unter Werbungskosten – Pauschbeträge bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten vornehmen. Für die Eintragung reicht es aus, wenn Sie jeweils die Anzahl der Tage angeben. Die als Werbungskosten abzugsfähigen Verpflegungspauschalen werden im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung automatisch durch das Finanzamt berechnet. Nutzen Sie für Ihre Steuererklärung Papiervorducke, so sind die Beiträge in den Zeilen 67 bis 69 auf der Anlage N einzutragen.
Von Ihrer Arbeitgeberin bzw. Ihrem Arbeitgeber steuerfrei ersetzte Verpflegungsmehraufwendungen tragen Sie in die Zeile 72 auf der Anlage N ein. Oftmals bescheinigt Ihre Arbeitgeberin oder Ihr Arbeitgeber die steuerfreien Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeiten unter Nr. 20 Ihrer Lohnsteuerbescheinigung. Diesen Betrag können Sie in die Zeile 72 übertragen.

 Verpflegungspauschbeträge für Auswärtstätigkeiten im Ausland tragen Sie in Zeile 71 ein.

Wurde Ihnen von Ihrer Arbeitgeberin, Ihrem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten für eine Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, ist der Werbungskostenabzug tageweise zu kürzen.

Für die jeweilige Mahlzeit betragen die Kürzungsbeträge ab dem Jahr 2020:

  • Frühstück um 5,60 Euro (= 20 Prozent von 28 Euro)
  • Mittagessen um 11,20 Euro (= 40 Prozent von 28 Euro)
  • Abendessen um 11,20 Euro (= 40 Prozent von 28 Euro)

Je Kalendertag erfolgt eine Kürzung der Verpflegungspauschale auf maximal 0 Euro. Haben Sie für eine zur Verfügung gestellte Mahlzeit ein Entgelt gezahlt, mindert dieser Betrag die Kürzung der Verpflegungspauschale. Oftmals können Sie der Reisekostenabrechnung Ihrer Arbeitgeberin oder Ihres Arbeitgebers entnehmen, ob eine Kürzung vorzunehmen ist.

 

Wo ist der Kürzungsbetrag einzutragen?

Erstellen Sie Ihre Steuererklärung mit ELSTER, so können Sie die Eintragung auf der Anlage N unter Werbungskosten – Pauschbeträge bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten vornehmen. Nutzen Sie für Ihre Steuererklärung Papiervorducke, so sind die Beiträge in der Zeile 70 auf der Anlage N einzutragen.

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